Objet
Le dossier contractuel relie l’offre effectivement vendue aux parties, documents, décisions, preuves et événements qui lui correspondent. Il ne crée pas artificiellement un accord : il permet de démontrer ce qui a été présenté, accepté, livré, modifié ou contesté.
Composition minimale
Le dossier identifie l’entité JRbIA contractante, le client, les signataires et leurs pouvoirs, le devis ou bon de commande, les conditions particulières, les CGV et annexes incorporées avec leur version, le prix, la durée, le périmètre, les données, les dépendances, les niveaux de service souscrits, les conditions de sortie et les contacts de notification.
Avant acceptation
La carte contractuelle détermine les documents requis et les points bloquants. Le paquet présenté est figé avant l’action engageante ; les champs incomplets, liens mouvants, annexes non désignées et contradictions sont corrigés. Les documents simplement accessibles sur le site ne sont pas incorporés par défaut.
Acceptation et signature
Le niveau de preuve est proportionné à la valeur, la durée et au risque. Le dossier conserve l’acte présenté, son empreinte, la date, l’identité et l’habilitation contrôlées, le procédé d’authentification, l’action explicite, les annexes et l’accusé. Les règles détaillées figurent dans Preuve et signature électroniques.
Remise et accessibilité
Chaque partie reçoit ou peut récupérer l’exemplaire accepté et ses annexes dans un format durable et exploitable. La remise est distinguée de la simple disponibilité d’une page publique. Les éléments essentiels restent lisibles sans dépendre d’un compte expiré, d’un lien temporaire ou d’un fournisseur unique.
Intégrité et chaîne de conservation
Les versions, empreintes, horodatages, accusés, journaux pertinents et migrations restent reliés. Les accès sont limités et tracés ; les corrections produisent une nouvelle version sans réécrire l’historique. Une copie de travail ou une fiche CRM ne remplace pas l’exemplaire de référence.
Événements de vie
Avenant, changement de périmètre, renouvellement, suspension, incident, recette, facture, cession, résiliation, export et suppression sont rattachés au dossier d’origine. Chaque événement précise sa date, son auteur, sa portée, sa preuve et les obligations encore actives.
Minimisation et séparation
Le dossier ne contient que les données nécessaires à la relation et à sa preuve. Les secrets restent dans le coffre, les pièces techniques sensibles dans leurs espaces protégés et les données opérationnelles dans les outils compétents. Le dossier conserve leurs références et décisions, pas une duplication générale.
Conservation et suppression
Le registre de conservation et d’archivage associe chaque catégorie à sa finalité, sa durée applicable, son point de départ, son accès, son gel en cas de litige et son sort final. Une conservation probatoire ciblée ne justifie pas de maintenir tous les accès, secrets, données de production ou copies intermédiaires.
Export et continuité
Le dossier peut être exporté avec son index, ses documents, leurs versions, les preuves essentielles et les liens d’audit. Tout changement d’outil ou de prestataire fait l’objet d’un rapprochement avant suppression de la source précédente.
Porte de clôture
Un dossier n’est déclaré complet qu’après contrôle de l’identité et des pouvoirs, de l’offre, des documents incorporés, de leur version, de l’acceptation, de la remise, de l’intégrité, des preuves, des obligations survivantes, de la durée de conservation et de l’export. Un statut « signé » isolé ne ferme pas ces contrôles.
Références
Code civil, article 1366 · Code civil, article 1367 · Règlement eIDAS.